一、水利工程档案信息化建设要求

　　水利工程中档案信息化建设，是近年来提出的一项新的要求，其主要工作任务有以下几项：

　　一是利用档案管理软件，开展工程档案案卷目录及卷内目录的管理工作，该项工作是档案信息化管理的基础性工作。

　　二是工程建设过程产生的电子文件的收集管理，电子文件的有效管理是档案信息化工作中至关重要的一步。

　　三是开展档案全文数字化工作，该项工作的最终目标实际上就是实现档案信息的全文检索。实现这一步，对档案的管理利用具有实际意义。

　　四是加强档案信息化安全防护，这是档案信息化正常工作并发挥社会效益的有力保障。

　　二、开展档案信息化工作中的困难

　　1、电子文件收集困难在大中型水利工程建设管理中，由于现代科技的应用，产生大量的电子文件，但这些文件的收集还没能引起各级工程参建人员的重视。纸质文件的管理标准已逐步得到规范，而电子文件的收集整理、安全保存还存在许多问题。

　　2、档案管理工作滞后带来的问题水利工程建设中，由于受季节、汛期的影响，往往工程一开工就面临时间紧、任务重、抢工期等实际问题。档案信息化工作在工程实施过程中存在很大困难。

　　3、档案信息化的安全问题数字档案的建立及共享利用过程中的安全问题是信息化工作的重点内容之一，没有安全，就无法实现真正的信息化，这是工程档案信息化建设初期就应重点考虑的内容。

　　三、信息化实施过程及方案探讨

　　1、努力做好基础性工作当前，由于档案信息化建设、管理方面还处在探索阶段，我国对电子档案采用的技术、标准以及电子文件的形成、归档、管理、利用过程还不像纸质文件那样具有一套完善的管理方法和理论体系，技术手段还处在一个高速发展更新阶段，专业技术人员在档案信息化工作中还缺少实践经验。正因为如此，在工作中更应该做好电子文件的收集、整理、制作等基础性工作，以便确保电子档案齐全完整。

　　一是做好电子文件的收集工作。

　　电子文件收集积累应贯穿于工程实施的整个过程，在收集积累过程中，应保证电子文件的真实性，维护它的系统性、完整陛，防止收集的文件残缺不全或与原始文件不二致。

　　二是严格电子文件的制作程序。

　　电子文件的制作要依据现行技术标准进行，由专业人员从信息技术角度严格把关。而对纸质文件进行数字化扫描时应注意扫描尺寸、亮度、分辨率等技术指标的设定，确保规范统一。

　　三是注意电子文件的存储安全。

　　由于电子文件是以数字形式存储在计算机硬盘、光盘及移动介质上的，往往因为保存不善或随着时间的推移而造成物理损坏。如果现有的电子文件不能保存好的话，将是一个极大的损失。

　　2、利用信息化管理软件，规范工程档案管理流程大量形式多、涉及面广的电子文件，如何保存、管理、利用，是个新课题。在工程档案建设中推行档案数字化管理，可有效解决传统的档案管理方式与工作便捷高效的要求不相适应这一矛盾。

　　在档案信息化管理软件的选用上，应严格遵循国家档案及计算机应用软件的相关标准、规范，同时还要注重系统结构的灵活性，根据工程管理模式，结合实际工作的现状与要求，规划系统运行模式，以适用于各水利工程建管过程，实现档案的统一规范管理。另外，可恰当利用档案管理软件对工程质量、进度等进行控制。

　　3、网络通讯及共享问题的解决数字档案建立的目的是方便快捷地利用档案，网络是发挥这一强大功能的基础。大中型水利工程往往是跨地区远距离管理，所以信息化在组建初期就应考虑跨地区的网络化运行问题。比如目前千兆局域网的普及应用，为大量图表、声像档案处理提供带宽保证。对于异地现场机构服务管理，可租用通讯专线，采用VPN虚拟专用网络技术，在远程两地之间建立VPN数据通讯隧道。对移动用户，通过VRC同样可以实现隧道联接，在线实时进行数字档案系统运行，这点非常适合大中型水利工程建设管理模式。对于个别无法通过宽带联接的现场机构，也能以点为单位，采用单机运行模式，进行离线数据库数据交换，同样可起到良好效果。

　　4、全文数字化处理文件格式问题工程建设过程中形成了大量的电子文件，这些电子文件的格式不尽相同，形式多样。国家有关规范中要求采用统一的标准，目的是解决文件的通用性问题。随着技术的发展与不断进步，格式之间的兼容性越来越强。结合现代技术发展情况，为尽可能减少档案管理工作量，直接保存常用电子文件原有格式是可取的，对于非常用格式，可适当考虑格式转换。

　　5、安全问题实施方案保证

[1] [2] 下一页